Datenschutzerklärung für Bewerber (Recruiting)

English version below

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Beiersdorf Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn Sie sich für eine von uns ausgeschriebenen Stelle bewerben. Es beschreibt auch Ihre Datenschutzrechte, einschließlich des Rechts, gegen einen Teil der Verarbeitung, die Beiersdorf durchführt, Widerspruch zu erheben. Weitere Informationen über Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können, finden Sie im Abschnitt „Ihre Rechte“.

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung, in der Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen verarbeiten.

2. Datenerhebung

Im Rahmen des Auswahlverfahrens erheben und verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten: 

  • Kontaktdaten in Ihrem Kandidatenprofil (z.B. Vor- und Nachname, Land, E-Mail, Telefonnummer).
  • Angaben aus dem Bewerbungsformular (darunter fallen z.B. Gehaltswunsch, Ihre Motivation, ggf. Angaben zur Behinderung (nur sofern relevant für die ausgeschriebene Position).
  • Bewerbungsunterlagen (darunter fallen z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Daten zur beruflichen Entwicklung, Qualifikationen und Sprachkenntnisse).
  • Ergebnisse von Online-Verfahren (z.B. Persönlichkeitstests, kognitive Leistungstests) und ggf. Videointerviews. Ggf. Referenzen, die Sie uns zur Verfügung stellen. 

Wir werten die Ergebnisse von kognitiven Leistungstests unter Verwendung relevanter Referenzgruppen unter Berücksichtigung Ihres Berufs und Ihres Erfahrungsniveaus aus.

Wir beziehen obige Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen, einschließlich externen Geschäftspartnern, z.B. Personaldienstleistern. Wir können auch Daten erhalten, die Sie in beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. LinkedIn, öffentlich gemacht haben oder die Sie uns über Websites Dritter, wie z.B. Monster Jobbörse, übermitteln oder aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen (nur sofern die Daten eine Relevanz für Ihr berufliches Leben haben). Der Zweck ist, Sie wegen Jobangeboten zu kontaktieren oder um die Richtigkeit Ihrer Angaben aus den Bewerbungsunterlagen zu überprüfen.

3. Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
  • Um Sie zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten. (Sie können die Sichtbarkeit Ihres Profils auf das Team beschränken, das an Ihrer aktuellen Bewerbung beteiligt ist oder auf alle Beiersdorf Recruiting Teams weltweit erweitern.)
  • Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, um Sie nach Ihrer Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozesses zu befragen.
  • Um Sie aufgrund Ihrer Initiativbewerbung zu kontaktieren.
  • Um Ihnen entsprechend Ihrer abgegebenen Einwilligung personalisierte Informationen über offene Stellen bei Beiersdorf zuzusenden. 

4. Rechtsgrundlagen

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um ausgeschriebene Stellen anzubieten und das Auswahlverfahren durchführen zu können. Für bestimmte Positionen schließt dies Ihre Teilnahme an einem online kognitiven Leistungstest oder Persönlichkeitstest ein. Rechtsgrundlage für den kognitiven Leistungstest ist § 26 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 S. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und § 22 Abs. 1 b) BDSG. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist freiwillig. Die Angabe personenbezogener Daten ist jedoch für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder den Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns erforderlich. Rechtsgrundlage für den Persönlichkeitstest ist Ihre Einwilligung gemäß § 26 (2) BDSG. Die Teilnahme am Persönlichkeitstest ist freiwillig.

Wenn wir Informationen aus Ihrem öffentlichen Profil auf beruflichen sozialen Netzwerken beziehen, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, eine Entscheidungsgrundlage für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen zu bilden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) f) DSGVO in Verbindung mit Art. 9 (2) e) DSGVO.

Wenn wir Sie zur Teilnahme an einer Umfrage über Ihre Zufriedenheit mit dem Bewerbungsverfahren bei Beiersdorf einladen, ist die maßgebliche Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung nach § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 7 DSGVO. Auf dieser Rechtsgrundlage basiert auch Ihre Anmeldung für den Job Agent, in dem Sie personalisierte Informationen über aktuelle Stellenausschreibungen bei Beiersdorf erhalten.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 b) und f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

5. Empfänger der Daten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter o.g. dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Für die Datenverarbeitungen in unserer Online Anwendung für Bewerbungen hat Beiersdorf gemeinsam die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung festgelegt. Daher sind die Gesellschaften gemeinsam für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich. Die wesentlichen Punkte der Vereinbarung sind, dass die Beiersdorf AG, Deutschland, vorrangig verantwortlich für die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informationspflichten sowie die Bereitstellung von Informationen über die gemeinsame Verarbeitung ist. Sie können die Sichtbarkeit Ihres Kandidatenprofils steuern indem Sie auswählen, ob Ihr Profil nur für das Team, das zuständig für Ihre aktuelle Bewerbung ist oder für Personalteams innerhalb der Beiersdorf Gruppe weltweit sichtbar sein soll. Sie können auch die Löschung Ihres Profils beantragen, wie im Abschnitt „Aufbewahrungsfrist“ beschrieben.

Im Übrigen können personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet werden, dies insbesondere durch Anbieter von Systemen für Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren. Es findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte statt, wenn es keinen Bezug zum Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren oder neben den im Abschnitt „Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten“ beschriebenen Zwecken.

Bei den Übermittlungen kann es sich um eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union / des Europäischen Wirtschaftsraums handeln. Mit diesen externen Dienstleistern wurden, sofern diese nicht ihren Sitz in Ländern mit Angemessenheitsbeschluss gem. Art 45 DSGVO haben, Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Weitere Informationen dazu unter „Data transfers outside the EU“.

Wir behalten uns im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über Sie offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) c) DSGVO.

6. Ihre Rechte

6.1. Recht auf Auskunft 

Sie haben das Recht auf Auskunft über die in unserem Unternehmen über Ihre Person gespeicherten personenbezogenen Daten. Wenden Sie sich hierzu bitte an den oben genannten Verantwortlichen.

6.2. Recht auf Berichtigung oder Löschung

Sie können Ihre personenbezogenen Daten berichtigen, indem Sie eine E-Mail an RC[at]beiersdorf.com senden oder die Berichtigung selber in Ihrem Kandidatenprofil vornehmen. Sie können auch unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen. 

6.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, z.B. wenn die Richtigkeit Ihrer Daten strittig ist und durch uns überprüft werden soll. Sie können die Sichtbarkeit Ihrer Kandidatenprofils jederzeit anpassen sowie Ihre Einstellungen für SMS Benachrichtigungen ausschalten.  

6.4. Recht auf Datenübertragbarkeit

Unter bestimmten Voraussetzungen werden Ihnen die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt. 

6.5. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen widersprechen. Weitere Informationen befinden sich im Abschnitt „Widerspruch oder Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten“.

Darüber hinaus steht Ihnen jederzeit das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu.  

7. Aufbewahrungsfrist

Wir speichern Ihre persönlichen Daten für die Dauer von 6 Monaten nach Ihrer letzten Anmeldung in Ihrem Kandidatenprofil. Dies ist erforderlich für die Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Weiterhin speichern wir Ihre Daten für diese Dauer, im Falle einer alternativen Stellenausschreibung, für die Sie ein geeigneter Kandidat sind. Sie können die Sichtbarkeitseinstellungen in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit anpassen, wie im Kapitel Empfänger der Daten beschrieben. Zusätzlich können Sie die Löschung Ihrer Kandidatenprofils oder die Zurücknahme Ihrer Bewerbung beantragen, indem Sie uns unter RC[at]Beiersdorf.com kontaktieren.

Sollten Sie lediglich den Newsletter nicht mehr erhalten wollen, können Sie diesen auch entsprechend in dem Menü „Optionen“ in Ihrem Kandidatenprofil abbestellen.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, speichern wir Ihre persönlichen Daten während der gesamten Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses gemäß der Datenschutzerklärung für Mitarbeiter, die wir Ihnen bei Annahme der Anstellung zukommen lassen.

8. Widerspruch oder Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten

Falls Sie eine Einwilligung (Art. 6 (1) a DSGVO) zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben (z.B., wenn Sie an einer Befragung zu Ihrer Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess teilnehmen), können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen (Art. 6 (1) f DSGVO), können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns im Kapitel Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschrieben ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Data Privacy Statement for applicants (recruitment)

This Data Privacy Statement explains how Beiersdorf processes your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations. For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personal data and how to exercise them”.

This Data Privacy Statement supplements our existing General Data Privacy Statement, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you visiting our website and related to non-application-specific topics. 

1. Data controller and contact details

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Art. 4 (7) GDPR is: Beiersdorf AG; Beiersdorfstraße 1-9; 22529 Hamburg; Germany; Phone: +49 (0) 40 - 4909 0 (see our imprint).

Contact details of the data protection officer: Datenschutz[at]Beiersdorf.com or under the postal address of the controller for the attention of the “data protection officer”.

2. Collection of personal data

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

  • Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, country, e-mail, phone number.
  • Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered).
  • Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills.
  • Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable).
  • Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact. 

We evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards such as Monster, and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application.

3. Use of personal data

Your personal data may be used for following purposes:

  • To assess your application for the job offered and to communicate with you within the recruitment process.
  • To contact you in case of an alternative career opportunity within the Beiersdorf group (you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide).
  • Based on your consent to ask you about your experience within the recruitment process.
  • To contact you following your unsolicited application.
  • Based on your consent to send you personalized information on current open job postings.

4. Legal basis for processing

Personal data within the recruitment process will be used for the assessment of your application and, if an employment relationship is established, also for the execution of the employment relationship. For specific positions this includes your participation in an online cognitive ability or personality test. The legal basis for the cognitive ability test is Section 26 (1) in conjunction with (8) Sentence 2 of the German Federal Data Protection Act (BDSG) and Section 22 (1) b) BDSG. Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us. The legal basis for the personality test is your consent pursuant to Section 26 (2) BDSG. Participation in the personality test is voluntary.

When we obtain information from your public profile on professional social networks, such as LinkedIn, we base this processing on our legitimate interest to build a decision base in order to establish an employment relationship with you. The legal basis is Article 6 f) GDPR in conjunction with Article 9 (2) e) GDPR.

When we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf the relevant legal basis is your consent pursuant to Section 26 BDSG in conjunction with Article 7 GDPR. The same legal basis applies when you subscribe for our Job Agent to receive information on current open job postings.

Furthermore, we may process personal data about you where this is necessary to defend ourselves against legal claims arising from the application process that are brought against us. The legal basis for this is Article 6 (1) b and f) GDPR; the legitimate interest is, for example, a burden of proof in proceedings under the German General Equal Treatment Act (AGG).

5. Data sharing

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile, see section “Data retention”.

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of contracts pursuant to Article 28 GDPR, especially by providers of systems for applicant management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in section “Use of personal data”. Such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses have been concluded with these external service providers, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Art. 45 GDPR.

More information is available under “Data transfers outside the EU”.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies. The legal basis is Article 6 (1) c) GDPR.

6. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them

6.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above-mentioned contact details of the controller.

6.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to RC[at]beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data.

6.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

6.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

6.5. Right to object

If we process your data to protect legitimate interests, you may object to such processing for reasons arising from your particular situation. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

Furthermore, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority concerning the processing of your personal data.

7. Data retention

We retain your data for a period of 6 months after your last log in date in your profile. This is necessary for the burden of proof in the event of a legal claim based on the German General Equal Treatment Act (AGG). We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate. You can manage the visibility settings of your candidate profile as described in 5 Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at RC[at]Beiersdorf.com.

You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu “options” of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Data Privacy Statement for employees that we will provide to you on acceptance of the job.

8. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data

If you have given your consent (Article 6 (1) a GDPR) to the processing of your data (e.g. when we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf), you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on the weighing of interests (Article 6 (1) f GDPR), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Chapter Use of data. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.