Data Privacy Statement for applicants (recruitment)

For the Dutch version please see below

This Data Privacy Statement explains how Beiersdorf processes your personal data when you apply for a position advertised by us or one of our subsidiaries. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations. For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personaldata and how to exercise them”.

This Data Privacy Statement supplements our existing General Data Privacy Statement, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you visiting our website and related to non-application-specific topics. 

1. Data controller and contact details
2. Collection of personal data
3. Use of personal data
4. Legal basis for processing
5. Data sharing
6. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
   6.1. Right of access
   6.2. Right to rectification and erasure
   6.3. Right to restriction of processing
   6.4. Right to data portability
   6.5. Right to object
   
7. Data retention
8. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Art. 4 (7) GDPR is: SA Beiersdorf NV, 20 Marie Curie Square, 1070 Brussels, Belgium (see our imprint). Contact us here. 

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

• Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, country, e-mail, phone number.
• Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation (if and to the extent that it is relevant for the job offered).
• Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills.
• Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable).
• Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact.

We evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. recruiting headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards such as Monster, and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application.

Your personal data may be used for following purposes:

• To assess your application for the job offered and to communicate with you within the recruitment process.
• To contact you in case of an alternative career opportunity within the Beiersdorf group (you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide).
• To contact you following your unsolicited application. 

Personal data within the recruitment process will be used for the assessment of your application and, if an employment relationship is established, also for the execution of the employment relationship. For specific positions (e.g. trainees and interns) this includes your participation in an online assessment (such as personality test, cognitive ability test). The legal basis for this is the necessity in order to takesteps at the request of the data subject prior to entering into a contract or for the performance of a contract to which the data subject is party (Article 6 (1) b) GDPR). Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us. The legal basis for the personality test is your consent pursuant article 6 (1) a) GDPR. Participation in the personality test is voluntary.

When we obtain information from your public profile on professional social networks, such as LinkedIn, we base this processing on our legitimate interest to build a decision base in order to establish an employment relationship with you. The legal basis is Article 6 f) GDPR in conjunction with Article 9 (2) e) GDPR.

When we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf the relevant legal basis is Article 6 (1) a) GDPR in conjunction with Article 7 GDPR.

Furthermore, we may process personal data about you where this is necessary to defend ourselves against legal claims arising from the application process that are brought against us. The legal basis for this is Article 6 (1) b and f) GDPR; the legitimate interest is, for example, a burden of proof regarding the compliance with applicable non-discrimination rules (eg. anti-racism act of 30 July 1981, anti-discrimination act of 10 May 2007 and gender equality act of 10 May 2007).

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information and answer your requests regarding the joint processing. 

A list of all Beiersdorf Group companies can be found here: https://www.beiersdorf.com/about-us/beiersdorf-global.

We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile, see Chapter “Data retention”.

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of contracts pursuant to Article 28 GDPR, especially by providers of systems for applicant management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in Chapter 3 “Use of Personal Data”.

Should we transfer personal data to service providers or Group companies outside the European Economic Area (EEA), the transfer will only take place if an appropriate level of data protection in the third country has been confirmed by the European Commission or if other appropriate data protection guarantees (e.g., binding internal company data protection regulations or standard EU contractual clauses) are available. Beiersdorf has reasonable safeguards in place to protect this information, including standard contractual clauses.

More information is available under “Data transfers outside the EU”.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies. The legal basis is Article 6 (1) c) GDPR. 

6.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller. 

6.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can contact us via the information provided above or you can modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data.

6.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications. 

6.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

6.5. Right to object

If we process your data to protect legitimate interests, you may object to such processing for reasons arising from your particular situation. For more information see chapter 8. Furthermore, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority concerning the processing of your personal data. 

We retain your data for a period of up to 1 year after the end of the application process. This is necessary for the burden of proof in the event of a legal claim based on the applicable non-discrimination rules (eg anti-racism act of 30 July 1981, anti-discrimination act of 10 May 2007 and gender equality act of 10 May 2007). We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate. This retention period may be shorter if otherwise provided by law. You can manage the visibility settings of your candidate profile as described in 5 “Data sharing”. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts. 

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Data Privacy Statement for employees that we will provide to you on acceptance of the job.

If you have given your consent (Article 6 (1) a GDPR) to the processing of your data (e.g. when we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf), you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on the weighing of interests (Article 6 (1) f GDPR), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Chapter  “Use of data”. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Beiersdorf uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u solliciteert op een door ons of een van onze dochterondernemingen geadverteerde functie. Het beschrijft ook uw rechten op het gebied van gegevensbescherming, met inbegrip van het recht om bezwaar te maken tegen een aantal van de verwerkingen van Beiersdorf. Voor meer informatie over uwrechten en hoe u deze kunt uitoefenen, verwijzen wij u naar het hoofdstuk "Wettelijke rechten metbetrekking tot persoonsgegevens en hoe u deze kunt uitoefenen".

Deze gegevensbeschermingsverklaring is een aanvulling op onze bestaande Algemene Gegevensbeschermingsverklaring, welke u specifieke informatie geeft over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken die wij van u hebben verkregen bij uw bezoek aan onze website en die betrekking hebben op niet-toepassing specifieke onderwerpen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens
2. Verzameling van persoonsgegevens
3. Gebruik van persoonsgegevens
4. Grondslag voor de verwerking
5. Delen van gegevens
6. Rechten met betrekking tot persoonsgegevens en hoe deze uit te oefenen
   6.1. Recht van toegang
   6.2. Recht op rectificatie en wissen
   6.3. Recht op beperking van de verwerking
   6.4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
   6.5. Recht van bezwaar
7. Bewaring van gegevens
8. Bezwaar of intrekking van uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens
   

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van Art. 4 (7) AVG is: SA Beiersdorf NV; 20 Marie Curie Square, 1070 Brussel, België. Contacteer ons hier (zie ons impressum).

Binnen het rekruteringsproces verzamelen en bewaren wij de volgende categorieën van persoonsgegevens over u:

• Gegevens die u ons verstrekt in uw kandidatenprofiel, waaronder voor- en achternaam, land, e-mail, telefoonnummer;
• Gegevens die u op ons sollicitatieformulier heeft ingevuld, inclusief het gewenste jaarsalaris en uw motivatie (indien en voor zover deze relevant is voor de aangeboden functie);
• Gegevens die u ons verstrekt in uw sollicitatiedocumenten (curriculum vitae, sollicitatiebrief), waaronder werkervaring, kwalificaties en talenkennis;
• Gegevens van online assessments (bijv. persoonlijkheidstesten, cognitieve vaardigheidstesten) en video-interviews (indien van toepassing);
• Gegevens die ons door uw referenties zijn verstrekt (indien van toepassing). Dit zijn referentiepunten die u ons heeft gegeven om contact mee op te nemen. 

We evalueren de resultaten van cognitieve vaardigheidstesten met behulp van relevante referentiegroepen, rekening houdend met uw beroep en ervaringsniveau.

Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u of van onze externe partners, bijvoorbeeld wervingsbureaus. We kunnen ook informatie verkrijgen van professionele sociale netwerken, zoals LinkedIn, job boards zoals Monster, en van andere publiek toegankelijke bronnen (alleen informatie die relevant is voor uw professionele leven) om u actief te benaderen met vacatures of om de juistheid van de door u in de loop van de sollicitatie gepresenteerde informatie te bevestigen.

Uw persoonsgegevens kunnen voor de volgende doeleinden worden gebruikt:

• Om uw sollicitatie voor de aangeboden baan te beoordelen en om met u te communiceren binnen het wervingsproces.
• Om contact met u op te nemen in geval van een alternatieve carrièremogelijkheid binnen de Beiersdorf groep (u kunt de zichtbaarheid van uw kandidaatprofiel beperken tot het team dat betrokken is bij uw huidige sollicitatie of deze toekennen aan Beiersdorf's recruiters wereldwijd).
• Om contact met u op te nemen naar aanleiding van uw open sollicitatie.

Persoonsgegevens binnen het wervingsproces worden gebruikt voor de beoordeling van uw sollicitatie en, indien er een arbeidsverhouding wordt aangegaan, alsook voor de uitvoering van de arbeidsverhouding. Voor specifieke functies (bijv. stagiairs en stagiaires) omvat dit uw deelname aan een online assessment (zoals persoonlijkheidstest, cognitieve vaardigheidstest). De grondslag hiervoor is de noodzaak om op verzoek van de betrokkene stappen te ondernemen voordat een contract wordt gesloten of voor de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is (artikel 6, lid 1, onder b), AVG). Het verstrekken van uw persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure is vrijwillig. Het verstrekken van persoonsgegevens is echter wel noodzakelijk voor de verwerking van uw sollicitatie of het aangaan van een arbeidsovereenkomst met ons. De wettelijke grondslag voor de persoonlijkheidstest is toestemming (art. 6, lid 2, a, AVG). Deelname aan de persoonlijkheidstest is vrijwillig. 

Wanneer we informatie opnemen van uw publieke profiel op professionele sociale netwerken, zoals LinkedIn, baseren we deze verwerking op ons legitieme belang om een beslissingsbasis op te bouwen om een arbeidsrelatie met u op te bouwen. De grondslag is artikel 6, lid 1, f) AVG in combinatie met artikel 9, lid 2, e) AVG.

Wanneer wij u uitnodigen om deel te nemen aan een onderzoek naar uw tevredenheid over de sollicitatieprocedure binnen Beiersdorf, is de grondslag artikel 6, lid 1, a) AVG in combinatie met artikel 7 lid b) AVG. 

Bovendien kunnen wij persoonlijke gegevens over u verwerken wanneer dit nodig is om ons te verdedigen tegen juridische claims die voortvloeien uit de sollicitatieprocedure en die tegen ons worden ingesteld. De grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b) en f), AVG; het legitieme belang is bijvoorbeeld een bewijslast met betrekking tot de naleving van de toepasselijke non-discriminatieregels (bijvoorbeeld de Antiracismewet van 30 juli 1981, de Antidiscriminatiewet van 10 mei 2007 en de Wet inzake de gelijkheid van mannen en vrouwen van 10 mei 2007).

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan aan ons gelieerde bedrijven, mits dit toegestaan is binnen het kader van de hierboven geschetste doeleinden en grondslagen. Voor de verwerkingsactiviteiten in ons online recruitmentsysteem zijn de bedrijven binnen de Beiersdorf Groep gezamenlijk verantwoordelijk. De essentie van de regeling van deze gezamenlijke bepaling is dat ons hoofdkantoor Beiersdorf AG in Duitsland, voornamelijk verantwoordelijk is voor het vervullen van de informatieplicht volgens de wet op de gegevensbescherming, het verstrekken van informatie en uw aanvragen beantwoorden over de gezamenlijke verwerking.

Een lijst met alle bedrijven die binnen de Beiersdorf Groep horen kunt u hier vinden: https://www.beiersdorf.com/about-us/beiersdorf-global.

We kunnen uw kandidaatprofiel delen met andere rekruteringsteams van de Beiersdorf Groep. U kunt de zichtbaarheidsopties van uw profiel beheren door te selecteren of uw profiel zichtbaar moet zijn voor het rekruteringsteam dat betrokken is bij uw huidige sollicitatie of voor de rekruteringsteams binnen de Beiersdorf Groep wereldwijd. Als u niet verder in aanmerking wenst te komen voor relevante vacatures, kunt u verzoeken om uw kandidaatprofiel te verwijderen, zie hoofdstuk Bewaren van gegevens.

Bovendien kunnen persoonsgegevens namens ons worden verwerkt op basis van contracten op grond van artikel 28 AVG, met name door aanbieders van systemen voor het beheer en de selectie van sollicitanten. Wij delen geen gegevens met derden die geen verwijzing hebben naar ons applicatiebeheer en onze applicatieprocedures of andere gevallen die wij beschrijven in hoofdstuk 3 "Gebruik van Persoonsgegevens". 

Indien wij persoonsgegevens doorgeven aan dienstverleners of bedrijven van de Groep buiten de Europese Economische Ruimte (EER), vindt de doorgifte alleen plaats als een passend niveau van gegevensbescherming in het derde land is bevestigd door de Europese Commissie, of als er andere passende garanties voor gegevensbescherming beschikbaar zijn (bijvoorbeeld bindende interne bedrijfsvoorschriften inzake gegevensbescherming of standaardcontractbepalingen van de EU).

Beiersdorf beschikt over redelijke waarborgen om deze informatie te beschermen, waaronder standaard contractuele bepalingen. 

Meer informatie is beschikbaar onder "Gegevensoverdrachten buiten de EU".

In het geval van een wettelijke verplichting behouden wij ons het recht voor om informatie over u bekend te maken als wij verplicht zijn om deze over te dragen aan de bevoegde autoriteiten of wetshandhavingsinstanties. De grondslag is artikel 6, lid 1, onder c), AVG. 

6.1. Recht van toegang

U kunt informatie over uw persoonsgegevens opvragen (algemeen bekend als verzoek tot inzage). U kunt dit recht uitoefenen door contact met ons op te nemen via de hierboven vermelde contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke.

6.2. Recht op rectificatie en wissen

Indien u de aan ons verstrekte persoonsgegevens wenst te actualiseren, kunt u contact met ons opnemen via de genoemde contactgegevens of u kunt de gegevens zelf wijzigen in de betreffende sollicitatie binnen uw kandidatenprofiel. Onder bepaalde voorwaarden kunt u ons vragen uw persoonsgegevens te wissen. 

6.3. Recht op beperking van de verwerking

Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer u wilt dat wij de juistheid van uw persoonsgegevens controleren. U kunt de zichtbaarheid van uw profiel op elk gewenst moment aanpassen en u kunt zich afmelden voor meldingen. 

6.4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen.

6.5. Recht van bezwaar

Als wij uw gegevens verwerken onder ons gelegitimeerd belang, kunt u bezwaar maken tegen een dergelijke verwerking om redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie. Voor meer informatie zie hoofdstuk 8. Bovendien heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij bewaren uw gegevens gedurende een periode van 1 jaar na afloop van het sollicitatieproces. Dit is nodig voor de bewijslast in het geval van een juridische claim op basis van de toepasselijke non-discriminatieregels (bijvoorbeeld de Antiracismewet van 30 juli 1981, de Antidiscriminatiewet van 10 mei 2007 en de Wet inzake de gelijkheid van mannen en vrouwen van 10 mei 2007). Verder bewaren wij uw persoonsgegevens in die periode voor het geval er een andere relevante vacature is waarvoor u een passende kandidaat bent. Deze bewaartermijn kan korter zijn indien de wet anders bepaalt. U kunt de zichtbaarheidsinstellingen van uw kandidaatprofiel beheren zoals beschreven in hoofdstuk 5 "Delen van gegevens". Daarnaast kunt u verzoeken om uw kandidaatprofiel te verwijderen, zelf uw sollicitatie intrekken of uw sollicitatie intrekken door contact op te nemen met onze recruiter. 

Indien uw sollicitatie succesvol is, kunnen wij uw persoonsgegevens binnen het daaropvolgende dienstverband opslaan met inachtneming van de geldende wettelijke voorschriften. Meer informatie is te vinden in de Data Privacy Statement voor medewerkers die wij u bij de aanvaarding van de functie zullen verstrekken.

Indien u toestemming heeft gegeven (artikel 6, lid 1, AVG) voor de verwerking van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld wanneer wij u uitnodigen om deel te nemen aan een onderzoek naar uw tevredenheid over de aanvraagprocedure bij Beiersdorf), kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Een dergelijke herroeping heeft invloed op de toelaatbaarheid van de verwerking van uw persoonsgegevens nadat u deze aan ons heeft verstrekt. 

Indien wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren op belangenafweging (artikel 6 lid 1 f AVG), kunt u bezwaar maken tegen de verwerking. Dit is het geval als de verwerking niet nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, die door ons wordt beschreven in het hoofdstuk 3 "Gebruik van gegevens". Bij het uitoefenen van een dergelijk bezwaar vragen wij u uit te leggen waarom wij uw persoonsgegevens niet op de manier mogen verwerken als wij hebben gedaan. In het geval van uw gerechtvaardigde bezwaar zullen wij de situatie onderzoeken en ofwel de gegevensverwerking stopzetten ofwel aanpassen, ofwel u wijzen op onze dwingende redenen die bescherming verdienen, op basis waarvan wij de verwerking zullen voortzetten.